Mentoring-Tools oder Programme sind für ein Unternehmen und die Arbeitsweise enorm wichtig und hilfreich. So können Mitarbeiter viel schneller und besser in die Belegschaft eingebunden werden und die Fluktuationsrate kann reduziert werden. Mentoring, insbesondere Business-Mentoring, hat sich in den vergangenen Jahren in den Firmen etabliert. Für die Umsetzung werden verschiedene Tools benötigt, um die Mentees zu unterstützen. Mittlerweile etablieren immer mehr Unternehmen Mentoring Programme am Arbeitsplatz, da es für das gesamte Unternehmen verschiedene Vorteile hat. Großkonzerne nutzen Mentoring schon seit über zehn Jahren. Mittlerweile nutzen aber auch immer mehr mittelständische Unternehmen Mentoring. Durch Mentoring kann die Produktivität der Mitarbeiter gesteigert werden. Außerdem steigt auch die Mitarbeiterbindung und damit auch die Zufriedenheit am Arbeitsplatz. Jedes Mentoring Programm wird individuell an die jeweilige Firma angepasst. Für die Umsetzung gibt es unterschiedliche Mentoring Tools, die integriert werden können, um den Erfolg des Unternehmens zu maximieren. Im Folgenden werden einige Mentoring Tools näher beschrieben und wie diese sich auf den Unternehmenserfolg auswirken können.
Welche Mentoring-Tools gibt es?
Mentoring Programme können in vielen Fällen die richtige Lösung sein. Manche Unternehmen planen eine Neugestaltung oder entwickeln etwas am Arbeitsplatz. Durch Mentoring-Tools sind Unternehmen bei der Durchführung erfolgreicher. Zu den bekanntesten Mentoring Tools gehören Konnektivitäts- und Kommunikationstechnologien, Instrumente zur Bewertung und Zielsetzung und Formulare mit denen Mentees besser bewertet werden können.
- SWOT-Analyse:
Als erstes sollte bei einem Mentoring eine SWOT-Analyse durchgeführt werden. SWOT steht für Stärken (Strength), Schwächen (Weakneses), Chancen (Opportunities) und Gefahren (Threats). Wenn die Mentees ihre Stärken und Schwächen genau kennen, kann eine klare Zielsetzung formuliert werden. Außerdem können so Wachstumschancen und Risiken schneller und besser identifiziert werden. Eine SWOT-Analyse ist für die Entwicklung des Mentorings enorm wichtig. - SMART-Methode für Zielsetzung:
Die Zielsetzung ist ein weiteres Mentoring-Tool, das für die Zielsetzung enorm wichtig ist. Die Zielsetzungen sind für die Umsetzung und Durchführung der Zielsetzungen enorm wichtig. Der Mentor ist dafür zuständig, die Mentees anzuleiten, smarte Ziele zu entwickeln. Es sollen spezifische (specific), messbare (measurable), erreichbare/aktivierende (activating), realistische (realistic) und terminierbare (time-bound) Ziele entwickelt werden, die zum Unternehmen passen. Die Ziele müssen immer festgehalten und regelmäßig überprüft werden. Alle fünf Kriterien müssen immer berücksichtigt werden. So können die Ziele leicht gemessen und verfolgt werden. Der Mentor und die Mentees können die Fortschritte sehen. - Bewerbungsformulare:
Bewerbungsformulare sind für Mentorings ebenfalls sehr wichtige Mentoring-Tools. Die Mentees geben in den Formularen wichtige Informationen an. Diese Informationen sind später für das Matching enorm wichtig. Der Matching-Prozess ist die Beziehung innerhalb des Mentorings zwischen Mentor und Mentee. Für den maximalen Erfolg eines Mentorings sollten Mentor und Mentee daher sehr gut zusammenpassen. Vor einem Mentoring sollten also Bewerbungsformulare mit speziellen Fragen bzw. Fragestellungen erstellt werden, um wichtige Informationen von den potenziellen Mentees zu bekommen. So können die Mentees optimal ausgewählt werden. Bei der Erstellung der Bewerbungsformulare sollte immer darauf geachtet werden, dass alle wichtigen Informationen enthalten sind. Der Bewerbungsprozess sollte ausgewogen und fair sein. Die Fragen sollten daher nicht zu direkt oder invasiv sein. Ansonsten finden Sie nur wenige potenzielle Mentees. - Ressourcen für das Mentoring:
Für den Erfolg eines Mentorings sollten im voraus wichtige Ressourcen zur Verfügung gestellt werden. Für manche Mentees ist es das erste Mentoring und sie wissen nicht, was auf sie zukommt. Durch Handbücher, Inhaltsverzeichnisse, Tagesordnungen oder Fragen erhalten sie eine Art Leitfaden. Dadurch können Missverständnisse oder unnötige Fragen während des Mentorings vermieden werden. - Formulare für Feedback:
Ein sehr wichtiges Mentoring-Tool ist ein Formular für Feedback, sowohl für den Mentor als auch für den Mentee. Jeder soll seine Erfahrungen angeben. In der Regel werden diese Formulare in Form von Fragebögen erstellt. In der aktuellen Zeit werden für Feedback-Formulare auch Online-Umfragen durchgeführt. Die Fragen in diesen Formularen sollten spezifisch sein, um genaue und detaillierte Informationen von den Mentees und dem Mentor einzuholen. Durch Feedback kann ein Mentoring viel besser beurteilt und bewertet werden. Auf diese Weise, können Sie einsehen, ob Teilbereiche des Mentorings geändert oder überarbeitet werden sollten. Außerdem ist anhand der Feedback-Formulare möglich, den Erfolg des Mentorings besser messbar zu gestalten.
Technologische Mentoring Tools
Durch die Digitalisierung gibt es verschiedene technologische Tools, die für das Mentoring nützlich sein können. Durch innovative technologische Tools kann die Kommunikation und Verbindung der Mentees und des Mentors verbessert werden. Im Folgenden werden einige technologische Tools näher beschrieben:
- Apps:
Mobile Geräte werden immer beliebter. Es ist daher nicht verwunderlich, dass jeder zweite vermeldete Internetzugriff von einem mobilen Endgerät, z. B. Tablet oder Smartphone erfolgt. Für Mentoring bedeutet das, dass die Mentees Softwareanwendungen und Technologien nutzen sollten, die mit einem mobilen Endgerät kompatibel sind. Nützliche Apps für das Mentoring können Zoom, Skype oder andere Technologie-Dienste sein. Über diese Apps kann der Mentor mit den Mentees kommunizieren und sich jederzeit verbinden. Das Besondere an der Nutzung von Apps ist, dass Sie mit einem Mentoring auch jüngere Teilnehmer ansprechen, wodurch sich automatisch die Bindungsrate der Mitarbeiter verbessert. - Video-Chats und Konferenzen:
Es gibt Video-Chat Tools, mit denen Mentees und Mentoren visuell kommunizieren können. Video-Chats sind sehr wichtig für den Matching-Prozess. So können Mentoren und potenzielle Mentees miteinander über eine Videokonferenz kommunizieren. Die meisten Video-Chat Apps können auch auf einem mobilen Endgerät genutzt werden. - Digitale Zeitplanung:
Mentoren und Mentees arbeiten neben dem Mentoring. Es ist wichtig, dass beide Parteien einen passenden Termin finden. Natürlich könnte jeder einen eigenen Kalender führen. Doch das wird mit der Zeit unübersichtlich. Es gibt verschiedene Kalender-Apps, mit denen Sie einen übergreifenden Kalenderplan erstellen können. So haben Sie die Möglichkeit, alle Aktivitäten bei der Arbeit optimal aufeinander abzustimmen. Außerdem können in einer Kalender-App auch Änderungen vorgenommen werden. Der Mentee erhält dann eine Nachricht, dass sich der Plan geändert hat. Klassische Kalender-Apps sind z. B. Asana oder Outlook. - Spezielle Software für Mentoring:
Es gibt spezielle Mentoring-Software. Durch eine solche Software können die Arbeitsabläufe und Schritte viel besser geplant, entwickelt und umgesetzt werden. Neben der Planung erfolgt in der Regel auch die gesamte Berichterstattung über diese App. Die Apps verwenden spezielle Algorithmen, um für den Matching-Prozess Übereinstimmungen zwischen Mentoren und Mentees zu finden. Sie können die Parameter auch individuell anpassen und ändern, wenn Sie es wünschen. Neben der Berichterstattung enthält eine Mentoring-App wie “Together“ auch eine Reporting Funktion. So kann das Mentoring besser bewertet und angepasst werden. Es werden alle Stärken und Schwächen aufgezeigt.
Organisation des Mentorings
Die Organisation des Mentorings und der Mentoring-Tools ist enorm wichtig. Natürlich sollten sich die Parteien genügend Zeit für die Planung lassen. Der Matching-Prozess ist essentiell, um geeignete Mentees zu finden. Bei der Organisation sollte aber immer berücksichtigt werden, dass ein Mentoring auch ungezwungen, kurzzeitig und spontan sein sollte. Jedes Mentoring sollte einen groben Rahmen haben, an den sich der Mentor und die Mentees halten sollen. Handlungsspielraum bei bestimmten Entscheidungen oder in gewissen Situationen ist aber sehr wichtig. Flexibilität bei der Organisation spielt also auch eine wichtige Rolle. Durch eine gute Planung und Organisation kann Mentoring einfacher etabliert werden. Die gelebte Kooperation und der bessere Wissenstransfer sind nur zwei Vorteile von vielen, die ein Mentoring bringen.
Fazit
Mentoring Tools sind für die Durchführung eines Mentoring enorm wichtig und wertvoll. Durch die Digitalisierung werden immer neue Mentoring Tools entwickelt. Es gibt immer mehr Möglichkeiten, wie Sie Mentoring für sich und Ihr Unternehmen nutzen können. Sehr wichtig sind z. B. smarte Ziele und die Verwendung von technologischen Tools. Es gibt keinen eindeutigen Plan, wie ein Mentoring aussehen soll. Es muss immer an die jeweiligen Zielsetzungen angepasst werden.